As informações consistem, atualmente, na mais destacada e valorosa mercadoria que uma empresa pode ter. Assim, o primeiro passo a ser dado, para que essa mercadoria possua o valor real que ela tem é a sua coleta. E nesse quesito, particularmente as empresas, deixam muito a desejar. Em poucas empresas existe um setor, uma pessoa ou um grupo de pessoas responsáveis pela coleta de informações, tanto internas quanto externas. Essas informações não são apenas números. São todas as situações, variáveis e, também números, que envolvem a ação da empresa, a ação dos seus concorrentes e o comportamento do mercado onde ela atua e da comunidade onde ela está instalada. Portanto, a coleta de informações precisa ser sistematizada, valorizada, compreendida e aceita por quem dirige a empresa.
O segundo passo a ser dado, uma vez coletada a informação, é o seu tratamento. E dentro dessa etapa, a separação por grupo, ou seja, se a informação é relativa a recursos humanos, a comportamento do consumidor, a comportamento do fornecedor, a mudança do trânsito na região onde a empresa está instalada, a mudanças ambientais, a mudanças tecnológicas, por exemplo, é muito relevante.Outra etapa importante é o armazenamento das informações num banco de dados disponível para consultas pela direção da empresa, de uma forma rápida e ágil. Para isso é necessário que a direção da empresa se acostume a usar e melhorar o canal de comunicação criado para que essas informações cheguem na hora certa.
O terceiro passo é o mais difícil. Consiste na criação do hábito de consultar as informações disponíveis antes de se tomar qualquer decisão. A partir do momento em que se adquire esse hábito, inicia-se o quarto passo no qual se torna necessário o desenvolvimento da capacidade de interpretação dessas informações. O que aquele número ou informação atual ou passada significa para o futuro? Não é exercício de futurologia, mas, sim, projeções futuras feitas com base no que aconteceu ou está acontecendo e que consiste no quinto e último passo. Essa capacidade é mais desenvolvida em algumas pessoas e menos em outras.
Todavia, a partir do momento em que se adquire o hábito de tomar decisões consultando sempre as informações disponíveis e relevantes para o assunto, se começa a desenvolver a capacidade de leitura dessas informações e projeções futuras com base nas mesmas. Portanto, o fluxograma dessa ação consiste em:
E como fazer isso? A primeira e mais importante fonte de informações é o setor de contabilidade ou o próprio escritório contábil no caso de empresas que terceirizam a sua contabilidade. A confecção do relatório diário de caixa, a separação e o envio dos documentos e dos relatórios de caixa para a contabilidade, quinzenalmente, fará com que o balancete contábil esteja disponível rapidamente, tão logo termine o mês. Consequentemente, o balanço anual também estará fechado tão logo termine o ano. É uma ação muito simples, porém negligenciada pela maioria das pequenas e médias empresas no Brasil.
A exigência de que cada setor tenha as suas estatísticas também é fácil de se obter e muitas vezes negligenciada. Por exemplo, no caso do setor de produção de uma empresa. Ajuda muito a coleta de informações sobre a produção diária.Quantos dias foram trabalhados em determinado mês? Quantas pessoas trabalharam e quantas horas foram trabalhadas? Quantas unidades foram produzidas? Quantas horas foram destinadas ao retrabalho, ou seja, a consertos de peças com defeitos? Qual o montante de matéria prima utilizada? Quantas horas-máquinas foram despendidas? Quantas horas-máquinas foram perdidas em função de manutenção preventiva? E de manutenção corretiva? São dados simples de serem coletados, todavia, capazes de apontar onde estão os problemas mais graves e mais fáceis de serem solucionados.Da mesma forma, essa coleta de dados pode ser feita no setor de recursos humanos, no setor comercial, no setor de pesquisa e desenvolvimento de novos processos ou produtos, no setor de transportes e entregas, no setor administrativo e no setor financeiro.
O mais importante é olhar para o fluxograma e começar. Muitas vezes, a contratação de uma empresa de consultoria especializada poderá ser de muita valia na montagem do sistema de coleta, tratamento e interpretação das informações. E também pode ajudar a conscientizar a direção da empresa que a tomada de decisões tendo como base informações passadas e presentes poderá ser uma minimizadora de erros no futuro. Uma vez que tomar decisões somente com base na experiência e no instinto, pode ser temerária num mundo em que as mudanças são tão rápidas.
Alfredo Fonceca Peris
